01
議事録の話から、会議の話になった
前回の記事で、スタッフミーティングの議事録をAIで作る方法を書きました。録音して、AIに要約させて、リンクを共有する。それだけ、という話です。
ところが、書いているうちに、どうしても会議そのものについて語りたくなってしまいました。議事録は、あくまで会議の出口です。その手前にある会議が機能していなければ、どれだけ記録を整えても意味がない。だから、もう少しだけ踏み込ませてください。
正直に言えば、私はサラリーマン時代、会議が苦手でした。これほど生産性の低いものはない、とすら感じていました。
たまたま私が属してきた会社が、そういう会社だっただけかもしれません。ですが、世の中の会社で（特に中小企業で）、効果的な会議、生産的な会議をしている会社が、どれほどあるでしょうか。少なくとも、私の界隈では、ほとんど見当たりませんでした。
02
会議は、アクションを決める場
会議は、アクションを決める場である。
シミュレーション、分析、解析、調査。これらは、大勢が集まってやる必要はありません。そうして集めた情報をまとめた資料に基づいて、意思決定をし、アクションプランを立てる。それが、会議の本質だと考えています。
どんな行動にもつながらない会議をやっている会社や医院は、往々にして、話し合うことが目的になってしまっている。
だからこそ、議事録がきれいにまとまっていればよかったのです。
議事録の書き方を上司に注意された経験はあっても、そこにまとめたアクションプランが実践され、どんな成果につながり、どんな改善が必要なのか。そのPDCAが議論されることは、ほとんどなかったのではないでしょうか。
「あの会議で、何を決めたんだっけ」。よく聞く話です。
03
残していないのではなく、形骸化している
歯科医院でミーティングを行っている院は、多いと思います。しかし、その記録を残し、活用している院は、どれくらいあるでしょうか。私がセミナーや授業を通して見聞きする範囲では、「会議はやっているけれど、記録は残していない」という院が大半です。これは歯科医院に限らず、多くの企業でも同じです。
正確に言えば、残していないというより、形骸化している。ここを問いたいのです。
たとえば10人が集まって会議をするということは、会社にとって「10人時」というリソースを消費しているということです。10時間分のリソースを使って話し合っただけで、何のアクションにも、改善にも、成長にもつながらない。こうした非生産的な会議が、多くの会社で繰り返されています。
04
記録より、認識
そして、もっと本質的なことがあります。
問題は、決定が記録されていないこと以上に、決定が全員に認識されていないことです。「先週の会議で、あれ決めたよね」「いえ、そんな話はしていません」。こうした行き違いが起きるのは、記録がないからではありません。同じ決定が、全員の中で同じ輪郭を持っていないからです。
意思決定の場として情報を共有し、アクションを「いつ、誰が、どのように」行うのかが決まり、議事録として全員に認識されている。そこまでできていれば、あとは、そのアクションのマネジメントに集中できます。
会議に、はじめて意味が生まれます。
05
私が会議に求める、二つのこと
議事録の作り方から書き始めて、気づけば会議そのものの話になっていました。ですが、私の中では地続きです。決めること。そして、決めたことを全員が同じように持つこと。私が会議に求めるのは、その二つだけです。